¿Cómo elaborar el presupuesto de tu empresa?

Gestionar el capital y, especialmente los gastos de tu compañía de forma desorganizada e improvisada, es uno de los errores en las finanzas corporativas que debes evitar a toda costa, si tus objetivos son la expansión y el aumento de las utilidades.

Para que logres elaborar el presupuesto de un periodo determinado, que te ayude a reducir los índices de incertidumbre y riesgo financiero, es importante que sigas algunas buenas prácticas.

1. Calcula tu patrimonio

Este es uno de los puntos esenciales para elaborar el presupuesto de una empresa.

A la hora de realizarlo, es importante que conozcas, a ciencia cierta, cuál es el patrimonio de tu compañía.

Para hacerlo tendrás que sumar el valor de todos los activos que pertenecen a la organización, como:

• Propiedades.
• Maquinaria.
• Acciones.
• Equipos informáticos.
• Vehículos.

Luego, a este monto réstale las deudas de tu empresa. Algunas de las habituales son los créditos y las cuentas con proveedores y otros aliados comerciales. El resultado de tu operación será tu patrimonio.

Al conocerlo podrás definir, de manera segura, de cuánto dinero puedes disponer para un periodo de tiempo determinado.

Además, saber cuál es tu patrimonio te resultará especialmente útil para determinar la viabilidad de proyectos de expansión o crecimiento, así como para gestionar su desarrollo.

Unos de los errores que cometen las Pymes al expandirse es la falta de control financiero y análisis estratégico.

2. Define los costos operativos y gastos variables de tu organización

Una de las principales variables que se deben tomar en cuenta a la hora de realizar un presupuesto son los gastos.

Básicamente, es necesario que te preguntes cuánto dinero necesitará tu empresa para operar en un periodo de tiempo determinado y, a la vez, cumplir determinados objetivos.

Al definir los costos operativos, tendrás uno de los elementos necesarios para realizar un presupuesto adaptado a las características de tu organización y sus proyectos.

Algunos de los costos que tienes que incluir en tu cálculo son los salarios, impuestos, inversiones tecnológicas y pago de créditos.

También es indispensable que incluyas gastos variables, entre estos el mantenimiento y reparación de la maquinaría y dispositivos informáticos con los que cuentes.

Otro aspecto importante es que, una vez que definas estos costos, tienes que adaptarte a estos y operar dentro del rango.

De lo contrario, el cumplimiento del presupuesto de la empresa y la planificación en general se ven comprometidos.

3. Proyecta expectativas de tus ganancias

Una de las cosas que debes saber sobre las finanzas de tu negocio es cuánto dinero podría generar en un determinado periodo de tiempo.

Además, se trata de otra de las variables clave a la hora de elaborar el presupuesto de una empresa.

Realizar una proyección de beneficios precisa te ayuda a determinar el volumen de capital conveniente para destinar a la operatividad de la compañía.

Por supuesto, para calcular estos ingresos tendrás que enfocarte en el área de ventas.

Entre otras cosas, deberás evaluar el posicionamiento de tus productos y su participación en el mercado.

Además, tendrás que tomar en cuenta la demanda y la estacionalidad, ya que existen épocas en las que los índices de venta de un determinado sector se incrementan de manera significativa.

Si tu empresa está en planes de expansión y planeas ampliar el volumen de la producción o el inventario, también tienes que considerar estos factores a la hora de proyectar expectativas de tus utilidades, ya que podrían ser mayores que en años y periodos anteriores.

4. Establece márgenes de beneficio

Es importante que tomes en cuenta que no todo el dinero que ingresará en tu empresa formará parte de los ingresos netos.

Por esa razón, para que realmente puedas calcular el patrimonio que podrás generar en un periodo de tiempo determinado tienes que establecer los márgenes de beneficio, otra de las variables clave para elaborar un presupuesto.

Básicamente, se trata de dinero que quedará en menos de tu organización luego de que se cubran gastos operativos como la reposición de inventarios o la compra de materia prima.

5. Incluye un fondo de reserva

Una de las misiones de elaborar el presupuesto de una empresa es reducir los riesgos.

Por ese motivo, al realizarlo tienes que incluir un fondo de ahorro o reserva, que solo se utilizará en casos de emergencia, definido en juntas directivas o de accionistas.

De esa forma tendrás la certeza de que la operatividad de tu compañía no se paralizará pese a que surjan determinadas eventualidades.

Incluso, en México y muchos otros países es una obligación construir la reserva legal en las sociedades mercantiles. 

De acuerdo con la legislación vigente, este fondo de ahorro debe elaborarse con la separación del 5% de las utilidades netas.

Sin embargo, puedes tener una reserva superior, desde el punto de vista porcentual, si consideras que existen determinadas situaciones o riesgos que tu empresa puede enfrentar en el futuro.

¡Perfecto! Ya conoces cómo elaborar el presupuesto de una empresa de manera efectiva.

Si sigues estos consejos optimizarás la gestión financiera y la planificación de tu compañía.

Por último, debes saber que para que puedas realizar el presupuesto con base en datos sólidos y logres operar dentro de sus parámetros, es recomendable que cuentes con el apoyo de una solución tecnológica de calidad.

Por ejemplo, a través de un sistema de planificación de recursos empresariales o ERP por siglas en inglés, podrás recolectar, clasificar y almacenar información sobre diferentes áreas claves de tu negocio, como las ventas, las compras y la contabilidad en general.

Un buen software de este tipo aloja la información central de tu empresa en servidores remotos, lo que brinda seguridad y practicidad.

Recomendación a la medida

Si quieres implementar todo lo anterior en tu negocio, o incluso deseas añadir productos de administración conforme vas ampliando tus horizontes, una buena opción es Bind ERP.

A través de sus módulos, tú y tus colaboradores podrán:

• Automatizar la contabilidad y supervisarla en cualquier momento.
• Incrementar tus ventas empleando un catálogo de prospectos o generar pedidos y cotizaciones de forma sencilla.
• Dar seguimiento a tus compras y a las finanzas de tu empresa.
• Acceder a un dashboard intuitivo con reportes de desempeño.

A su vez, Bind ERP se ha especializado en brindar asesoría y herramientas a empresas incipientes –en otras palabras, a aquellos emprendedores que aún no tienen claro cómo sacar jugo de la Nube o que comienzan en la digitalización y optimización de su negocio. Pensando en dichos clientes, este proveedor de servicios digitales ofrece soporte técnico en todos sus plantes y sin un costo añadido. Si aún tienes dudas, puedes ingresar en bind.com.mx y probar sus recursos en línea gratuitos: te encontrarás con guías completas sobre el trabajo en la Nube, podrás medir tu productividad e informarte sobre la alianza con Experto PyME, uno de los principales generadores de webinars en español.