Finanzas básicas para tu PyME. Todo sobre contabilidad.

Hemos creado un manual de Finanzas Básicas para tu PyME, el cual queremos y deseamos que se convierta en una herramienta para hacer crecer tu negocio. Encontrarás un capítulo nuevo cada semana*

Sobre la contabilidad

Warren Buffet, el billonario conocido como el «Oráculo de Omaha» y quizás el mejor inversionista de nuestra era, escribió un libro de contabilidad en el que menciona que para dedicarnos a los negocios tenemos que poder leer estados financieros, pues es el lenguaje de los negocios. La capacidad de Buffet para hacerlo fue gran parte de su éxito; no es por nada que afirma que él prefiere leer reportes financieros que Playboy. 

En este capítulo encontrarás los conocimientos básicos para navegar por el mundo de la contabilidad. Empecemos por la definición: la contabilidad es un sistema de control de los ingresos y egresos de una persona física o una persona moral. Se trata de una herramienta que te ayudará a gestionar de una forma más eficiente tus recursos económicos. 

Aunque parezca una locura, la humanidad ha utilizado la contabilidad desde hace siglos. De hecho, se rastrea el origen de la escritura a Egipto, India y China, donde los primeros signos escritos eran listados de propiedades. Y, más tarde, los faraones pedían a sus escribas anotar las entradas y salidas de dinero. Somos seres económicos, por lo que mantener un control de los movimientos de capital es parte de nuestra naturaleza.  

Si dejamos la historia a un lado, podríamos decir que la contabilidad es, sobre todo, un lenguaje que, una vez dominado, nos permitirá de forma fácil, rápida y sintetizada entender cómo está nuestro negocio. Es como ver la partitura de una pieza musical: para alguien que no es músico solo son garabatos, pero para quien sabe interpretarlos se escuchan notas con solo ver un pedazo de papel. Entender la contabilidad nos permitirá identificar los sonidos de nuestro negocio, sea una sinfonía hermosa o un ruido infernal. 

Estados financieros

Cuando hablamos de estados financieros típicamente nos referimos a tres tipos de reporte: el estado financiero, el balance general y el flujo de efectivo. Cada uno de estos nos da información diferente sobre el negocio.

Estado de resultados básico

Empezaremos por entender el estado de resultados, que es el más sencillo de los tres. Su función es decirnos rápidamente si estamos teniendo pérdidas o ganancias (que también se conocen como utilidades). Es importante anotar que la forma en que lo hace es un poco burda, por lo que no es recomendable basarnos solamente en esta para la toma de decisiones. Más adelante veremos por qué. 

Lo típico es hacer un estado de resultados de forma mensual, trimestral o anual. A continuación, haremos un ejercicio sencillo. Supongamos que tenemos una tortillería llamada Buffet, en honor al gran maestro. Vamos a hacer un estado de resultados del mes. El primer paso es conocer los datos que tenemos.

Primer paso: conocer los datos

Ingresos: 

• Se vendieron 100 tortillas, cada una a $1 peso, por lo que se generaron $100 pesos. 

Gastos: 

• Ingredientes: $40 pesos
• Renta: $50 pesos 

Segundo paso: clasificar los costos 

Los costos se dividen en dos tipos: los costos fijos y los costos variables. Los fijos son los que, independientemente de cuántas tortillas se produzcan y vendan, hay que pagar. Los variables son los que se elevan o disminuyen en función de la producción y las ventas. Entonces hay que clasificarlos: 

 

Es importante considerar que en la vida real pueden existir costos semifijos, como los sueldos. En un escenario como un gran aumento en las ventas, sería necesario contratar a alguien más y el monto aumentaría. Pero, en este caso, para mantener el ejercicio sencillo, vamos a considerar los sueldos como un costo fijo. 

Tercer paso: calcular la utilidad bruta

Primero tomamos los $100 pesos vendidos y les restamos $40 pesos de los costos variables. La diferencia es de $60, lo que quiere decir que esa es la utilidad o el margen bruto para la empresa. 

En este caso el resultado fue positivo. Pero, para que dimensiones la importancia de esta métrica, es importante entender que, si se hubieran tenido pérdidas, estas se habrían incrementado por cada tortilla vendida. En un caso así, tendríamos que haber buscado la forma de bajar los costos, subir el precio o de plano cerrar la empresa por que vender mas es perder mas! 

 

Cuarto paso: calcular la utilidad neta 

Después, a esos $60 pesos de utilidad bruta les vamos a restar los $50 pesos de gastos fijos. Y el resultado será $10. Por último, consideraremos el costo menos querido por el público: los impuestos. Digamos que en este caso los impuestos que se pagan son del 30% sobre la utilidad bruta. El 30% de $10 pesos son $3 pesos. Por lo que nos quedan $7 pesos, que son la utilidad neta. 

 

Así se vería el estado de resultados de la tortillería Buffet: 

Recordemos que, aunque desde la categorización de los costos los contadores siguen ciertas reglas para estandarizar, un estado de resultados tiene un poco de ciencia y un poco de arte. 

Este caso es muy sencillo, pero refleja la importancia de que entendamos la lógica detrás de un estado de resultados. Más adelante entraremos en detalles. El estado de resultados, en este caso mensual, nos cuenta la historia de lo que pasó en este periodo de 30 días, como si se tratara de una película. A continuación veremos el balance general, que funciona más bien como una foto que muestra los datos de un momento en particular como si fuera una foto.