El impacto económico de una mala reunión

La cruda verdad es que la mayoría de los empleados odian las reuniones. Muchas empresas tienen una política de reuniones diarias o semanales, que empiezan a las 9am y terminan a las 11am.

Y aunque parezca una manera efectiva de mantener a todo el personal actualizado sobre el funcionamiento de la empresa la realidad es que muchos trabajadores admiten que se sienten desmotivados o inclusive confundidos al finalizar una mala reunión.

El Costo de una reunión

Una reunión no es vista normalmente como un costo, sino como una actividad regular en la oficina y aunque muchas reuniones pueden ser muy útiles, la realidad es que es muy común que se reúna a distintos miembros del personal para discutir algún problema y que no se encuentre una solución al mismo.

Cada vez que esto ocurre la empresa ha efectivamente pagado las horas de trabajo que estas personas pasaron discutiendo un problema en una sala sin alcanzar una solución, es decir se les pagó por lograr absolutamente nada.

El problema es tan común que la escuela de Negocios de Harvard desarrolló una aplicación Web sencilla para determinar el costo de una reunión. El cálculo no es muy complicado, simplemente se debe calcular el salario por hora de cada empleado en la reunión y multiplicarlo por la cantidad de horas que duró la reunión. De esta manera se sabe exactamente cuánto se gastó en salarios por el tiempo que duró la reunión.

Una Reunión Efectiva o Inefectiva

Siempre vamos a poder calcular un costo a cualquier reunión, pero una junta no es un gasto realmente si se logran concretar metas y objetivos, es decir, solo podemos pensar en una reunión como un desperdicio si no se logra ningún resultado concreto a través de ella.

De esta manera podemos afirmar que hay reuniones que logran resultados positivos y son necesarias para el funcionamiento eficiente de una oficina, mientas que otras son solo una pérdida de tiempo y dinero.

Así que, ¿qué debemos hacer para llevar a cabo una reunión efectiva?

El Dr. Rodney Agan, CEO del Connexus Group nos explica los puntos esenciales de cualquier reunión efectiva.

1. La reunión es más para beneficio del jefe que del personal: Como jefe deberás comunicar información a tu personal durante cada reunión pero la verdadera meta que debes tener es conseguir toda la información posible para las decisiones futuras que tendrás que tomar sobre el tema.
2. La reunión debe resolver un problema o recibir información a tiempo real sobre el mismo: Cada reunión debe tener un problema específico a ser tratado, como jefe debes estar buscando una respuesta durante la reunión, pero no cualquier respuesta, sino la mejor respuesta al problema presente, por ello, conseguir información a tiempo real de parte del personal es ideal, puesto que ellos son las personas que tienen dicha información de primera mano.
3. No deben atender siempre las mismas personas a cada reunión: Es muy común que una oficina se rija bajo una estructura jerárquica que suele estar desactualizada. Puede que esa estructura jerárquica te ayude a saber quien está en cada lugar, pero no siempre te dice quién hace que cosa y cuándo la hace. En consecuencia, como jefe solo debes invitar a dos tipos de personas a cada reunión.
   • Aquellas personas que están en contacto directo con el problema planteado, estos son quienes te darán la información pertinente sobre el problema a resolver.
   • Aquellas personas que deben implementar las nuevas políticas para resolver el problema que se ha planteado.

La conclusión de todo los dicho por el Dr. Rodney Agan, básicamente es que se debe tener un objetivo especifico para cada reunión y que esta debe llevarse a cabo con las personas que resolverán el problema o que sufren el problema.

El simple hecho de que una persona se reporte directamente con el jefe no significa que deba atender cada reunión. Es mejor ahorrarles el tiempo a estos empleados, y que continúen sus tareas habituales.

Para citar al Dr. Rodney Agan “Una reunión efectiva te hará ganar dinero, en vez de costarte dinero”.