Finanzas básicas para tu PyME. Estados de resultados reales.

Llegamos a la cuarta y última parte de nuestra guía de finanzas básicas, ahora, descubrirás cómo es un Estado de resultados más cercano a la realidad, te recomendamos leer las partes anteriores para tener más contexto*

Estado de resultados un poco más cercano a la realidad 

Este caso no es muy distinto al que vimos antes, tuvimos los mismos ingresos y los mismos costos, pero hay algunas diferencias: esta vez tenemos que considerar los intereses de $2 pesos, que entrarán en otros gastos, pero además vamos a considerar la depreciación. 

El concepto de depreciación es de las partes más “artísticas” de la contabilidad, pero sin duda esencial. Existe para tomar en cuenta que hay activos que pierden valor en el tiempo y son un costo.

Piensa en tu coche: en cuanto lo sacas de la agencia vale menos y ese valor sigue bajando en el transcurso del tiempo, aunque no ves el dinero salir de tu bolsa. ¿Cómo tomamos en cuenta ese costo en un negocio? Puede parecer extraño, dado que no salió dinero del negocio, es por esto que se refiere a un gasto contable. Pensemos en el desgaste de nuestra máquina de tortillas. Es un gasto en papel, pero sin duda es un costo de operar el negocio. Se tiene que reconocer cada mes, la alternativa sería ignorar ese costo hasta que algún día reemplazáramos la máquina y asumiéramos todo el costo. Resulta más realista asignar un costo de depreciación cada mes. De lo contrario, al momento de vender la máquina, seguramente tendríamos un mes de pérdida.  

 

Calcular la depreciación 

Es difícil y hay muchos métodos para hacerlo, pero en este momento vamos a calcularlo como una depreciación lineal (o sea, que es constante). Por ahora, tomaremos en cuenta esta información: 

• Vida útil de la máquina de tortillas: 40 meses
• Esto quiere decir que si la máquina costó $200 pesos, cada mes va a perder $5 pesos de valor. ($200/40 meses = $5 pesos por mes). 

Ahora vamos a llevar la depreciación a nuestro estado de resultados. Antes de ver la respuesta, trata de hacerlo tú en un papel (¡o, mejor aún, en Excel!).

Compara los dos casos. ¿Qué es lo interesante aquí? En el caso sencillo teníamos $7 pesos de utilidad y ahora agregamos $7 pesos de costos. Pensaríamos que entonces tendríamos $0 utilidad, ¿no?. Sin embargo, ¡la utilidad fue de $2 pesos! ¿De dónde salieron? Pues pagamos $2 pesos menos de impuestos. Esos $5 pesos de depreciación, que no salieron en efectivo, nos ayudaron a pagar menos impuestos. Cuando escuchas que los empresarios dicen «¡mételo a gastos!» están apalancando esta dinámica. Si tienes un gasto, tómalo siempre en cuenta para tu contabilidad, al final cada peso que gastaste te ayudará a pagar menos de impuestos. 

Balance general un poco más cercano a la realidad 

Ahora vamos con el balance y, antes de empezar, te recuerdo cómo quedó en el ejemplo sencillo:

Ahí te van los ajustes que vamos a hacer: 

• Nuestra máquina se depreció $5 pesos y eso se va a reflejar como una caída en su valor. 
• Los $30 pesos que nos deben de las ventas se irán a cuentas por cobrar. 
• Los $20 pesos que debemos de ingredientes se van a cuentas por pagar.
• Finalmente la caja, aquí el resultado será de todo lo que entró y salió de efectivo. Teníamos $20 y entraron $70 de ventas pagadas de contado. Salieron $73: $2 de impuestos, $50 de renta, $2 de intereses, y $20 de ingredientes que pagamos de contado. Así que: $20 + $70 – $73 = $17. 
• Y finalmente tenemos $2 de utilidades

¿Cuáles de estas cuentas se tienen que ver reflejadas del lado del activo y cuáles del lado del pasivo o capital? Piénsalo, ¿tenemos algo que nos está generando activos o es algo que genera deudas o es algo que es de los dueños?

Se va a ver así:

Interesante, ¿no? Ahora podemos ver la historia de lo que pasó este mes ¿Por qué crecieron nuestros activos? Porque tenemos una cuenta por cobrar. ¿Por qué crecieron nuestros pasivos? Porque tenemos una cuenta por pagar. Y sí, tenemos menos efectivo. El porqué lo veremos en el siguiente reporte. 

Hagamos un último paso para reconocer los $100 pesos que entraron de capital para la compra de la segunda máquina, que nos costó $100 pesos, y el gasto de $10 pesos que hicimos para pagar una parte del préstamo. Como siempre, si haces el ejercicio por tu cuenta antes de ver el resultado, ¡mejor! No te preocupes, aquí te espero. 

¿Todo listo? Ok, compáralo con nuestra respuesta final y trata de sacar tus conclusiones antes de seguir leyendo. Lo importante es que te familiarices, que veas cómo lo que pasa de un lado del balance siempre afecta al otro lado, y que empieces a entender cómo y de qué  forma cada acción afecta tus estados financieros. 

Ahí te va el resultado:

¿Qué ocurre? Tomamos $10 pesos de los $17 que había en la caja y los usamos para reducir el préstamo de $120 a $110. Incrementamos el capital social por $100 pesos y eso se ve reflejado en la maquinaria: teníamos $195 y ahora tenemos $295. 

Estado de flujo de efectivo un poco más cercano a la realidad 

Llegó el momento de ver qué pasó con nuestro efectivo. Sabemos que empezamos con $20 pesos y terminamos con $7. Pero, ¿por qué?, ¿porque invertimos?, ¿porque no cobramos? Vamos a usar las mismas categorías que vimos antes: operación, inversión y financiamiento. Este reporte nos dará luz sobre cómo estamos usando nuestro flujo de efectivo. 

La forma en que se construye este estado de resultados es un poco como armar un rompecabezas. Sabes con cuánto efectivo empezaste y con cuánto acabaste. Lo que hacemos es reconstruir ese camino a través de cómo entró y salió el dinero. Aquí nuestro ejemplo: 

Hagamos un recuento de los hechos: 

• Operaciones – Esto se refiere a la operación en sí del negocio
  • Tuvimos una utilidad de $2 pesos, está reflejada en los cambios de  operación 
  • Sin embargo, tuvimos componentes dentro de la utilidad que no fueron de efecto. El caso clásico es la depreciación que, en este caso, fue de $5 pesos. Esto nos restó utilidad, pero salió efectivo, así que lo sumamos de vuelta. Vale la pena tomar un segundo para ponderar esto. 
  • Del mismo modo, para nuestra utilidad tomamos en cuenta todas las ventas y todos los gastos. Sin embargo, como sabemos, una parte de estos no fueron de contado y no afectan el efectivo. 
    • En este caso $30 pesos de cuentas por cobrar las tomamos como ingresos para la utilidad, pero no entró ese efectivo así que lo restamos
    • Lo inverso aplica para los $20 pesos de cuentas por pagar

• Aunque tuvimos utilidad de $2 pesos, nuestro efectivo de operaciones bajó $3 pesos. ¿Por qué? Se ve claro aquí que estar financiando tanto de las ventas nos está afectando más que el financiamiento que recibimos por parte de nuestros proveedores. Pero el director de ventas diría que era necesario para vender. Empezamos a ver cómo salen las grandes preguntas de un negocio al revisar los estados financieros. 

• Cambios en inversión y financiamiento
  • Entraron $100 pesos de capital y los utilizamos para una máquina, pero, ¿fue buena idea? Esperemos que sí, que nos traiga más utilidades a futuro y valga la pena. Pero, por el momento, nos costó efectivo aunque este no se vea reflejado en nuestra utilidad. 
  • Gastamos dinero en bajar la deuda que teníamos por el préstamo. Esto nos reduce el efectivo, pero nos permitirá pagar menos intereses en el futuro. ¿Fue el mejor uso que pudimos haberle dado al dinero?, ¿habría sido mejor contratar otro empleado o dejarlo en la caja para un día con lluvia? Entraremos a estas preguntas en nuestra siguiente sección. 

Si te fijas, al construir los estados financieros (que pareciera una tarea aburrida) empezamos a ver la historia de nuestro negocio y empiezan a salir preguntas que todo emprendedor debe tener y entender sobre su negocio. La capacidad de generar y analizar estados financieros te hará mucho más eficiente. Más adelante revisaremos otros indicadores y métricas. Pero, por lo pronto, ¿ya empiezas a escuchar la música? 

El presupuesto

Una de las cosas más valiosas de tener y entender estados financieros es que esto nos permitirá hacer un presupuesto o un plan. En toda mi vida en los negocios jamás he visto que un presupuesto se cumpla, sin embargo es esencial tenerlo. ¿Cómo vas a meter un gol si no sabes dónde está la portería? La idea es tratar de estimar cuánto puedes crecer y qué vas a requerir? 

Aquí entran tus intuiciones como emprendedor, pero mi sugerencia es que te enfoques en las ventas. ¿Cuánto más puedes vender?, ¿depende de mejorar la calidad?, ¿depende de producir mayor volumen?, ¿puedes subir el precio? Con esta información puedes estimar cuánto pueden aumentar tus ventas y qué vas a necesitar para hacerlo: ¿Inversión o préstamo? Más importante aún: vas a tener un objetivo al cual apuntar. El proceso es sencillo: solamente tienes que proyectar los resultados de un mes hacia adelante jugando con las variables que crees que podrás mover. 

Conclusiones y consideraciones

¡Felicidades! Acabaste el capítulo de contabilidad. Probablemente parecía la cosa más aburrida del mundo, pero con un poco de práctica y paciencia te servirá para tener bases, conocer tu negocio, identificar los factores que influyen en las utilidades y entender que cada acción en tu negocio afecta tu utilidad, tus activos y tu efectivo. 

Trata de construir este caso sencillo en un excel, estamos resumiendo en unas hojas lo que son años de estudio de contabilidad, pero con estas piezas fundamentales y un poco de práctica podrás entender mucho más del mundo de los negocios. Si quieres extra crédito entra al portal de internet de cualquier empresa pública que admires y descarga sus estados financieros. Trata de  interpretarlos, ¡aprende de los grandes! Es como ver a Messi jugar en la Champions. Estudiar a los grandes nos inspira a mejorar nuestro nivel. 

Honestamente no creo que todo emprendedor necesite conocer hasta el detalle más ínfimo de la contabilidad. Al final, existen herramientas y especialistas que pueden guiarte y prepararán estos documentos para ti. Lo que no debemos hacer es manejar un negocio sin entender lo básico. Sería como querer tocar la guitarra de oído sin tomar una sola clase de música. Claro que hay excepciones y casos sorprendentes, como Jimi Hendrix que, según cuentan, aprendió a tocar la guitarra sin saber leer ni una nota. Pero él era un genio, un caso único. Así que te recomiendo asumir que no eres el Jimi Hendrix de los negocios. La mayoría somos simples mortales y necesitamos, aunque sea, un poco de teoría que nos guíe en el trayecto. 

 

1.3. Recursos 

No me cansaré de repetirlo: esto se aprende con mucha, mucha práctica. Así que te dejo algunos recursos por aquí que te pueden ayudar: 

• Checa estos videos de Khan Academy si quieres ver el paso a paso de los estados financieros en acción. 
• Te dejo un excel que puedes descargar para jugar con los números y explorar distintos escenarios. 
• Aquí hay un estudio sobre el estado financiero de Bimbo del 2020. 

 

Y así, damos fin al primer capítulo de nuestro manual de finanzas básicas escrito por Bernardo Prum, Managing Director de Creze.